Manual de Finanças

O módulo inteiro se apoia em quatro coisas. Se você entende como elas se relacionam, o resto do manual se lê sozinho.

Para o Pleno poder cortar e reativar clientes, ele precisa chegar aos seus roteadores. Isso é feito em dois passos separados, e confundi-los é o erro mais comum no começo.

2.1Uma única VPN por empresa

O Pleno não abre um túnel para cada roteador. Abre um só por empresa, e esse túnel termina em um roteador: o roteador de borda, normalmente aquele que já tem saída para a internet e a partir do qual se alcança o resto da sua rede. Esse equipamento funciona como porta: tudo o que o Pleno precisa mandar para os demais roteadores passa por ele.

A consequência prática é o que importa. Quando depois você cadastrar os outros roteadores, o endereço que vai escrever não é o IP público nem o que você usa do escritório. É o IP privado com o qual o roteador de borda chega a esse equipamento.

2.2Passo 1 — Levantar o túnel

Vá em Configurações → VPN, na barra lateral. São as Configurações da conta, não as de Finanças.

1. Criar o contêiner e o túnel. Aperte Configurar Contêiner. O Pleno cria um contêiner privado para a sua empresa e gera as credenciais VPN às quais o seu roteador de borda vai se conectar. Leva cerca de um minuto e não consome créditos.

2. Configurar o espaço do agente. Aperte Configurar Workspace. É um passo separado do anterior: se você pular, o túnel existe mas o agente de Gestão de Rede não tem onde rodar e fica offline.

3. Ligar. Iniciar. O status do contêiner passa para Ativo. Mais adiante você também tem Reiniciar e Parar.

4. Escolher a sua versão do RouterOS. 7.x ou 6.x. Você vê no Winbox, em System → Packages.

5. Colar o script no roteador de borda. Aperte Copiar script — ele já vem com as suas credenciais, não há nada para preencher. Abra o terminal do seu roteador de borda (Winbox → New Terminal) e cole. É idempotente: você pode executar várias vezes sem quebrar nada.

6. Verificar. Aperte Testar VPN. O túnel deve dizer Conectado e deve aparecer Roteador de borda alcançável em poucos segundos. Se isso não ficar verde, não siga para o passo 2: nada do que você cadastrar vai funcionar.

2.3Passo 2 — Cadastrar os roteadores

Vá em Finanças → Configuração → Roteadores e aperte Novo Roteador. Aqui você cadastra cada roteador que atende clientes, incluindo o de borda se ele também tiver clientes pendurados.

Prepare o equipamento antes de salvar

• Dedique uma interface limpa. Uma bridge ou VLAN reservada para o Pleno, sem endereço IP e ainda sem clientes. Não reutilize a interface onde já estão os seus clientes atuais.
• Habilite o acesso SSH com o usuário e a senha que você vai cadastrar aqui.
• Cole o script VPN gerado depois de salvar no terminal desse roteador, para que o túnel suba.

Tipos de conexão

Ao salvar, o Pleno configura essa interface de ponta a ponta: o gateway (primeiro IP da sub-rede), o servidor PPPoE, os perfis dos seus planos e o IP de cada cliente. Não é instantâneo — roda em segundo plano e você acompanha em Status de provisionamento, na mesma tela.

2.4Os três erros que se repetem

• Colocar o IP público em Host (IP). O túnel já colocou você dentro da rede; de lá o público não se aplica.
• Colocar um IP que a borda não alcança. Verifique com um ping do terminal do roteador de borda, não do seu computador.
• Pular Configurar Workspace. O túnel aparece criado mas o agente não tem onde rodar.

Em Finanças → Configuração → Planos. Um plano é o modelo do que você vende.

Se você já tem clientes no WispHub, UISP, numa planilha ou em qualquer outra coisa, não cadastre um por um. O assistente importa a partir de uma planilha e faz os nomes dos seus planos antigos baterem com os do Pleno.

Ele está em Finanças → Configuração → Migração, em Iniciar assistente de migração.

4.1Os quatro passos

1. Pré-requisitos — você confirma roteador e planos, e escolhe o modo.

2. Enviar dados — você carrega o arquivo ou cola as linhas.

3. Mapear planos — você diz qual plano seu equivale a qual do Pleno.

4. Revisar e importar — o sistema valida tudo e só então importa.

4.2Os dois modos

A primeira pergunta é Seus clientes já têm credenciais PPPoE?, e ela muda quais colunas o arquivo precisa ter.

4.3O arquivo

São aceitos Excel (.xlsx), CSV e arquivos separados por tabulação, até 500 clientes por importação. Você também pode copiar linhas diretamente do Excel e colar na tela.

O mais simples é começar por Baixar modelo Excel —ou o de CSV— e preencher. Assim os cabeçalhos ficam exatos; se faltar uma coluna obrigatória ou houver uma repetida, o assistente rejeita antes de seguir.

4.4Mapear os planos

O assistente junta todos os nomes de plano distintos que encontrou no seu arquivo e pede, para cada um, qual plano do Pleno corresponde. Se você deixar algum sem mapear, ele avisa quantos faltam e não deixa importar.

Na mesma tela você escolhe o Roteador destino. Toda a importação vai para um único roteador, então se você tem vários nós, faça uma importação por nó.

4.5Revisar e importar

Antes de escrever qualquer coisa, o assistente valida as linhas e mostra o resumo: quantos clientes, quantos ativos, quantos suspensos e quantas linhas têm erros. Se houver um único erro, nada é importado — ou entra tudo, ou não entra nada. Estas são as rejeições mais comuns:

O plano X não está mapeado

Falta dizer a qual plano do Pleno ele equivale. Volte ao passo 3.

O plano mapeado usa outra moeda

O plano está numa moeda diferente da sua empresa. Isso se resolve nas configurações regionais, não no arquivo.

Um plano com preço zero não pode começar suspenso

Se o plano não cobra nada, não há dívida possível que justifique o corte.

Um cliente ativo tem a próxima data de pagamento no passado

Clientes ativos devem vencer hoje ou depois, conforme o fuso horário da empresa. Clientes suspensos podem manter uma data passada.

O IP do cliente está ausente, inválido ou já está em uso

O IP é obrigatório nos dois modos, deve ser um IPv4 válido e não pode se repetir nem já existir no Pleno.

As coordenadas estão incompletas ou fora da faixa

Latitude e longitude são opcionais, mas devem ser informadas juntas e dentro das faixas válidas.

O documento já existe ou está duplicado

O documento é opcional, mas, se informado, não pode pertencer a outro cliente nem se repetir no arquivo.

O usuário PPPoE já existe, ou está duplicado neste lote

Dois clientes com o mesmo usuário, ou um que você já cadastrou antes. Os identificadores são únicos.

Os dados mudaram; valide novamente

Você editou algo depois de validar. No modo B as credenciais geradas ficam atreladas àquela validação, então é preciso refazê-la.

4.6O que acontece quando você importa

Para cada linha, o Pleno cria o cliente e a assinatura dele, e depois a configura no roteador.

Clientes suspensos com data passada recebem a cobrança de cada ciclo vencido e sua próxima data avança até o ciclo atual. Se o cliente suspenso tiver uma data futura, o Pleno registra um ciclo como saldo inicial. Nos dois casos ele permanece suspenso sem cobrar duas vezes o mesmo período.

Se algum cliente foi importado mas a configuração dele não chegou ao roteador, o assistente avisa ao terminar. Os clientes ficam cadastrados do mesmo jeito; o que falta é repetir o provisionamento, que você acompanha em Status de provisionamento.

4.7Recomendações

• Teste com cinco clientes primeiro. Importe um lote pequeno, verifique que eles conectam de verdade, e só então suba o resto. É muito mais barato do que descobrir um erro na linha 400.
• Uma interface nova e vazia. Dê ao Pleno uma bridge ou VLAN reservada, ainda sem clientes, e passe os seus um por um. Sua rede atual fica intacta enquanto você migra.
• Uma importação por roteador. Separe seu arquivo por nó antes de começar.
• Revise os nomes de plano antes de exportar. Se no seu sistema antigo o mesmo plano está escrito de três formas, você vai ter que mapear três vezes.
• Tire os acentos dos usuários PPPoE. Só são aceitos caracteres ASCII.
• Máximo 500 por vez. Se você tem mais, divida o arquivo.

5.1O cliente

Em Finanças → Clientes. Clique em qualquer linha para editá-la — não há botão de lápis, a linha inteira é o botão.

5.2A assinatura

Em Finanças → Assinaturas. Ao clicar numa linha abre a ficha completa dela numa página própria — tem endereço web, então você pode compartilhar ou recarregar sem perder onde estava.

Esta é a seção que mais vale entender bem, porque explica 90 % das perguntas dos seus clientes e da sua própria equipe.

6.1O metrônomo

Cada assinatura tem uma data de vencimento que avança sozinha, como um relógio. Quando essa data chega, é emitida uma cobrança pelo preço total do plano e a data pula para o ciclo seguinte. Isso acontece sempre: tenha pagado ou não, esteja conectado ou cortado.

Um cliente cortado continuar sendo cobrado não é um erro, é a decisão correta: esse cliente segue ocupando uma porta na caixa, uma fibra e um lugar na sua rede. O que cresce é a dívida dele. Se ele for embora de verdade, a assinatura é cancelada ou arquivada, e aí sim para de cobrar.

Se uma assinatura ficou sem ser tocada por vários meses, o sistema emite todas as cobranças que cabiam, uma por ciclo, e não uma cobrança grande arredondada. Quando o dia de vencimento não existe no mês seguinte —um vencimento no dia 31 num mês de 30— ele cai no último dia daquele mês.

6.2O relógio da dívida e o corte

No momento em que o saldo cruza abaixo de zero, começa um relógio. O corte é calculado assim:

corte = (dia em que o saldo ficou negativo) + Dias de Carência

Antes dessa data o cliente está vencido mas com internet. Depois, é cortado. E assim que o saldo volta a zero ou mais, o relógio é apagado e o serviço reativa sozinho.

6.3Os cinco estados

6.4A que horas corta

Em Finanças → Configuração → Operação, seção Horário de corte.

Uma vez por dia, na hora que você escolher, o Pleno percorre todas as suas assinaturas, emite as cobranças que cabem, suspende os clientes sem pagar e reativa os que pagaram. O padrão são as 04:00.

6.5Conceder prazo

Quando um cliente pede uns dias, não mude os Dias de Carência dele: isso é permanente e vale para todos os ciclos futuros. Use o prazo de pagamento, que é uma exceção de uma vez só.

Você escolhe uma data e a conexão não é suspensa até lá, mesmo que a carência tenha vencido. Se o cliente já estava cortado, ele é reconectado até essa data. O prazo se consome sozinho quando chega o ciclo de cobrança seguinte, então ninguém fica com prazo eterno por esquecimento. No Painel você vê todos os vigentes em Promessa de pagamento.

6.6Reativação

Não existe botão de “reativar”. Você registra o pagamento, o saldo chega a zero ou mais, e o sistema reconecta o cliente no roteador. Se o pagamento entrou como Pendente —por exemplo uma transferência esperando conciliação— o cliente não é reativado até esse pagamento ser aprovado ou conciliado.

Mensagens de WhatsApp que saem sozinhas antes do vencimento. São configuradas em Finanças → Configuração → Operação, seção Lembrete de Pagamento.

7.1O que você configura

7.2Variáveis da mensagem

{{client_name}}

Nome do cliente

{{plan_name}}

Nome do plano

{{plan_price}}

Preço do plano, na sua moeda e formato

{{current_debt}}

O que ele deve hoje (zero se não deve)

{{due_date}}

Data de vencimento, DD/MM/AAAA

{{days_remaining}}

Dias que faltam para o vencimento

{{grace_days}}

Dias de carência dessa assinatura

{{company_name}}

O nome da sua empresa

Olá {{client_name}}, seu plano {{plan_name}} vence
em {{due_date}} e o valor é {{plan_price}}.
Qualquer coisa, é só falar por aqui. — {{company_name}}

7.3As regras que evitam incomodar seus clientes

• Um por ciclo, não um por dia. Cada assinatura recebe um único lembrete por período de cobrança, mesmo que o sistema verifique todos os dias.
• Só para quem cabe. É enviado apenas para assinaturas Ativa ou Vencida. As cortadas, bloqueadas e canceladas não recebem nada.
• Nunca de madrugada. Fora da faixa de horário as mensagens esperam a janela abrir.
• Se a janela passou, é recuperado. Um lembrete que não conseguiu sair hoje sai amanhã; não se perde o ciclo inteiro.
• É verificado duas vezes. Logo antes de enviar cada mensagem, o estado do cliente é lido de novo. Se ele pagou enquanto a fila esvaziava, o aviso não chega.
• São enviados um a um. Nunca em rajada: o canal os espaça para não arriscar o número.
• Um número que falha não gera uma tempestade. Se o envio falha, é marcado como tentado do mesmo jeito e não se repete em loop.
• Interruptor por cliente. O campo Lembrete de cada assinatura exclui aquele cliente em particular.

8.1Registrar um pagamento

Em Finanças → Pagamentos com Registrar Pagamento, ou pela ficha da assinatura. Os métodos são Dinheiro, Transferência, Cartão e Outro.

Você pode anexar o Número do Comprovante e fotos do comprovante. Se o número já foi usado em outro pagamento, o sistema avisa antes de salvar.

8.2Um pagamento tem dois estados, não um

Isso confunde no começo e vale a pena deixar claro: cada pagamento carrega duas etiquetas independentes.

Os pagamentos em dinheiro nascem Isento: não há e-mail de banco para procurar. As transferências e os cartões nascem Não conciliado e entram automaticamente no motor de conciliação da seção 9.

8.3Comprovante automático por WhatsApp

Em Finanças → Configuração → Operação, seção Comprovante de Pagamento. Quando um pagamento é confirmado, o cliente recebe um PDF por WhatsApp sem ninguém fazer nada.

Assim como os lembretes, tem uma faixa de horário. Um pagamento confirmado às 2 da manhã não acorda o cliente: o comprovante fica na fila e sai quando a janela abre. O interruptor Comprovante de cada assinatura desativa isso por cliente.

O desenho do PDF é editado em Modelo de Comprovante: logo, prefixo e numeração, dados da sua empresa, rodapé e idioma das etiquetas.

O problema que isso resolve é velho e conhecido: o cliente diz que transferiu, você tem que entrar no banco para olhar, achar o movimento, adivinhar de quem é —porque o nome do titular quase nunca é o nome do serviço— e só então liberar. Multiplicado por cinquenta clientes no fim do mês.

O Pleno lê os e-mails que o seu banco envia quando você recebe uma transferência, tira o valor, o remetente, o documento e o número do comprovante, e cruza contra os pagamentos que você cadastrou. Quando há uma única coincidência possível, ele concilia sozinho.

9.1Como funciona, passo a passo

9.2Conectar sua caixa de e-mail

Em Finanças → Configuração → Contas Bancárias, aperte Nova Conta Bancária.

1. Nome — como você vai reconhecê-la: “Itaú Corrente”.

2. Banco — de qual banco são os e-mails. Determina qual modelo é usado para lê-los.

3. Domínios permitidos — de quais domínios você aceita e-mails, por exemplo itau.com.br. É o filtro antifraude.

4. Caixa banco — em qual caixa entra o dinheiro conciliado.

5. Autorizar Gmail — você dá permissão somente de leitura. O Pleno não pode enviar, apagar nem modificar nada no seu e-mail, apenas ler as mensagens desses domínios.

9.3Como ele decide que uma transferência é de tal cliente

O sistema procura pagamentos que ainda não estejam conciliados e que cumpram as três condições:

• O valor coincide, dentro da tolerância que você configurar.
• As datas estão próximas, dentro da janela de dias que você configurar.
• Há uma chave forte que desempata: o documento do remetente coincide com o do cliente, ou o número do comprovante do banco coincide com o que foi cadastrado no pagamento.

Se depois de tudo isso sobrar exatamente um candidato, ele concilia. Se sobrarem zero ou vários, a notificação fica na caixa de entrada e você resolve à mão escolhendo o pagamento certo. O sistema prefere não fazer nada a atribuir o dinheiro ao cliente errado.

O cruzamento funciona nos dois sentidos e independe da ordem: se o e-mail do banco chegou antes de você cadastrar o pagamento, ao cadastrá-lo o sistema procura para trás e concilia do mesmo jeito.

As quatro regras configuráveis

9.4Por que não dá para falsificar

Sem proteção, qualquer um que soubesse o seu endereço de e-mail poderia mandar uma mensagem que parecesse do banco dizendo “você recebeu R$ 20” e liberar o próprio serviço. Por isso cada e-mail é verificado com a sua assinatura DKIM, a assinatura criptográfica que o banco coloca nas mensagens e que não pode ser imitada.

Um e-mail que não passe nessa verificação, ou cujo domínio não esteja na sua lista de permitidos, nunca concilia nem aprova nada: é guardado como Ignorado e fica por ali. Cada mensagem é processada uma única vez, então um reencaminhamento também não duplica a cobrança.

9.5Adicionar seu banco: o que precisamos de você

Cada banco escreve os e-mails de um jeito. Um põe “Valor: R$ 20,00”, outro “Montante BRL 20.00”, outro enfia dentro de uma tabela com o nome do titular em outra célula. Para ler um banco novo, no Pleno escrevemos um modelo de extração específico para aquele banco.

Esses modelos são regras exatas escritas à mão, não são escritas por uma IA. É deliberado: o dinheiro dos seus clientes não pode depender de um modelo interpretar bem um e-mail. Uma regra exata ou acerta, ou falha visivelmente — e quando falha, a notificação cai na caixa de entrada para uma pessoa revisar, que é exatamente o que você quer que aconteça.

Enquanto isso, um banco sem modelo próprio funciona mesmo assim com um leitor genérico que reconhece os formatos mais comuns da região. Acerta bastante, mas menos: você vai ver mais notificações caindo na caixa de entrada para resolver à mão. Por isso convém nos enviar o e-mail assim que você começar a operar com um banco novo.

9.6A caixa de entrada

Em Finanças → Caixa → Conciliação. Ali você vê tudo o que chegou do banco:

• Não conciliado — chegou e é legítima, mas o sistema não soube de quem é. Você cruza escolhendo o pagamento.
• Conciliado — já está cruzada com um pagamento.
• Ignorado — não passou na verificação, ou você descartou à mão.

A fila de Revisão é a da outra ponta: pagamentos que você confirmou mas que nunca apareceram no banco passado o prazo de carência. São os que convém olhar — um erro de digitação, ou um cliente que disse ter transferido e não transferiu.

Em Finanças → Caixa. As caixas respondem onde está fisicamente o dinheiro que entra.

• Caixas de dinheiro — podem ter um responsável atribuído, assim cada cobrador presta contas da sua.
• Caixas de banco — são alimentadas pelas transferências conciliadas da seção 9.
• Caixa padrão — onde aterrissa qualquer entrada que não tenha uma caixa resolvível.

As abas dessa seção são Caixas, Movimentos, Fornecedores, Conciliação e Fechamento. O fechamento compara o que o sistema diz que você deveria ter contra o que você contou de verdade, e deixa a diferença registrada.

O cliente pagou e continua sem internet

Olhe o saldo: se continua negativo, o pagamento não cobriu a dívida. Se está em zero ou acima, olhe o estado: se disser Bloqueada, você bloqueou à mão e o sistema não vai mexer. Se o pagamento está Pendente, ainda não conta como dinheiro.

Clientes foram cortados na hora errada

O fuso horário do corte ficou em UTC. Defina seu país em Configurações → Empresa. Seção 6.4.

Os lembretes não saem

Três causas, nesta ordem: não há canal de WhatsApp escolhido, o cliente não tem telefone cadastrado, ou o interruptor Lembrete daquela assinatura está desligado. Verifique também se a hora atual está dentro da janela de envio.

As transferências não conciliam

O cliente tem o documento cadastrado? É a chave principal. Depois: o valor entra na tolerância? As datas estão dentro da janela? O domínio do banco está na lista de permitidos? Se nada disso falha, provavelmente aquele banco ainda não tem modelo — envie um e-mail de exemplo (seção 9.5).

Não consigo mudar a sub-rede de um roteador

Está travada porque o roteador já tem clientes atribuídos. É intencional. Seção 2.3.

Cadastrei um roteador e ele não faz nada

Tente Testar VPN em Configurações → VPN. Se o túnel não responde, nada do que está abaixo funciona. Se responde, verifique se o IP em Host (IP) é alcançável a partir do roteador de borda, não do seu computador.

Um cliente cortado continua acumulando dívida

É o comportamento correto: ele segue ocupando uma porta da sua rede. Se foi embora de verdade, cancele ou arquive a assinatura. Seção 6.1.

A migração rejeita linhas ativas por causa da data

Um cliente active deve ter data de pagamento de hoje ou posterior conforme o fuso horário da empresa. Se ele realmente está vencido e cortado, use suspended; esse status aceita datas passadas. Seção 4.3.

Migrei clientes e eles não conectam

Os clientes são cadastrados mesmo que a configuração do roteador falhe. Olhe Status de provisionamento na ficha do roteador. Se o modo foi “Sem PPPoE ainda”, além disso os equipamentos dos seus clientes têm credenciais novas e é preciso cadastrá-las em cada um. Seção 4.2.

Concedi prazo e ele foi cortado de novo

O prazo dura até a data que você colocou e é consumido quando chega o ciclo de cobrança seguinte. Se você precisa de algo permanente, aumente os Dias de Carência dele. Seção 6.5.